4月26日下午，南非留学生项目工作领导小组召开第一次工作协调会，副校长陈加明、国际交流合作处、特种设备学院、专业建设指导处、学工部、后勤保障处、人事处、保卫处等相关部门负责人参加会议。会议由国际交流合作处处长楼晓春主持。

楼晓春简要汇报了南非留学生项目前期准备工作的基本情况，对留学生相关管理制度进行了说明，请相关职能部门结合各自部门工作情况修订完善，同时就南非留学生项目推进实施过程中各部门的职责和任务进行了分解明确，并重点强调了留学生项目推进过程中做好各项工作的关键点和注意事项。

陈加明就做好南非留学生项目提出了三点要求，一是要牢固树立“外事无小事”的工作理念。各部门要高度重视南非留学生项目，尽心尽责，本着把事情做好的态度认真完成各项具体工作。二是要做到事无巨细，事必躬亲。各部门要畅通信息，加强沟通，充分准备，切实做好留学生的管理和服务工作。三是要换位思考，服务周到。各部门要充分考虑南非和中国的文化差异，站在留学生的角度思考和处理问题，做到周密仔细，周到服务。